TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ
PRIVACY POLICY

Henkilötietojenne suojaaminen on meille tärkeää, ja siksi noudatamme aina näitä periaatteita suhteissamme Teihin. Tämä tietosuojakäytäntö selittää erityisesti:

• mitä henkilötietojanne käsittelemme,
• mihin tarkoituksiin ja millä tavalla käsittelemme henkilötietojanne sekä käsittelyn oikeusperusteen,
• kenelle henkilötietojanne voidaan luovuttaa,
• kuinka kauan käsittelemme henkilötietojanne,
• mitä oikeuksia Teillä on henkilötietojenne suojaamiseen liittyen.

Mikäli tarvitsette selvennystä mihin tahansa tekstin osaan, neuvontaa tai haluatte keskustella henkilötietojenne jatkokäsittelystä, voitte ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa sähköpostitse osoitteeseen gdpr@explicaire.com tai yrityksemme kotipaikan osoitteeseen.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN LAAJUUS

Jos vain vierailette verkkosivuillamme, käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Evästeet

Jos otatte meihin yhteyttä (esim. potentiaalisena asiakkaanamme) (joko verkkosivuston http://www.explicaire.com/ kautta tai muulla tavoin), Teitä pyydetään antamaan tiettyjä tietoja itsestänne, joita käsittelemme edelleen, ja ne ovat:

• etu- ja sukunimi,
• sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

EVÄSTEET

Verkkosivustomme käyttävät evästeitä (pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi), joita käytetään verkkosivustojen ja verkkopalvelujen tarjoamiseen sekä tietojen keräämiseen. Evästetiedoston teksti koostuu usein numerosarjasta ja kirjaimista, jotka yksilöivät tietokoneesi, mutta se voi sisältää myös muita tietoja.

Lisätietoja evästeiden käytöstä löydät vastaavalta verkkosivulta Evästekäytäntö.

KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Jos olette verkkosivustomme vierailija, käsittelemme henkilötietojanne evästeiden muodossa edellä kuvatulla tavalla oikeutetun etumme perusteella, joka perustuu intressiimme seurata palveluidemme käyttöä ja parantaa niitä. Käsittelemme henkilötietojanne vain edellä mainittuun tarkoitukseen. Edellä mainittujen tietojen antaminen ei ole vaatimuksemme, mutta ilman näitä tietoja verkkosivustomme jotkin toiminnot voivat olla rajoitettuja. Näitä henkilötietojanne ei käytetä mihinkään yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon, mukaan lukien profilointi, joka perustuu tällaiseen päätöksentekoon.

Jos olette työnhakija meillä, käsittelemme henkilötietojanne oikeutetun etumme perusteella, joka perustuu intressiimme täyttää avoimet työpaikkamme ja Teidän intressiinne saada toiveidenne mukainen työpaikka. Käsittelyn tarkoituksena on siis löytää sopiva hakija hakemaamme avoimeen tehtävään. Käytämme antamianne tietoja ottaaksemme Teihin yhteyttä valintaprosessin tilasta. Käsittelemme henkilötietojanne vain edellä mainittuun tarkoitukseen, ja jos olette kiinnostunut tietystä työpaikasta, käsittelemme henkilötietoja vain tämän työpaikan täyttämistä varten tai vastaavia hakemianne tehtäviä varten. Edellä mainittujen tietojen antaminen on vaatimuksemme, emmekä voi sisällyttää Teitä valintaprosessiin ilman näitä tietoja. Näitä henkilötietojanne ei käytetä mihinkään yksinomaan automaattiseen päätöksentekoon, mukaan lukien profilointi.

Jos olette työnhakija meillä, voitte myös antaa suostumuksenne henkilötietojen käsittelyyn, nimittäin tietojen käsittelyyn valintaprosesseja varten.

Jos olette asiakkaamme tai toimittajamme, käsittelemme henkilötietojanne pääasiassa siksi, että niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöönpanoon tai lakisääteisten velvoitteiden (erityisesti vero- ja kirjanpitovelvoitteiden) täyttämiseen, tai mahdollisesti oikeutetun edun perusteella (joka perustuu erityisesti siihen, että voimme parantaa palveluitamme ja ottaa Teihin yhteyttä tarjouksillamme). Käsittelyn tarkoituksena on siis ensisijaisesti varmistaa liikesuhteemme sujuva toteutuminen ja kehittää edelleen yhteistä liiketoimintayhteistyötä. Voimme siis käyttää nimeänne, sukunimeänne ja sähköpostiosoitettanne lähettääksemme Teille kaupallisia ja markkinointiviestejä sekä kutsuja tapahtumiin, messuille ja työpajoihin, eli tarjotaksemme Teille tietoja, jotka mielestämme voisivat olla Teille mielenkiintoisia ja hyödyllisiä. Voimme edelleen käyttää henkilötietojanne sisäisiin tarpeisiimme, jotka liittyvät erityisesti tyytyväisyytenne seurantaan, tarjoamiemme tuotteiden ja palvelujen laadun optimointiin ja parantamiseen, uusien tuotteiden kehittämiseen ja riskien vähentämiseen. Henkilötietojen antaminen sopimuksen täytäntöönpanoa ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten on vaatimuksemme, ja niiden antamatta jättäminen voi olla syy sopimuksen tekemättä jättämiseen tai liikeyhteistyön päättämiseen.

KENELLE HENKILÖTIETOJANNE VOIDAAN LUOVUTTAA

Henkilötietojanne voivat käsitellä puolestamme henkilötietojen käsittelijät tiettyjen toimintojen varmistamiseksi, tai niitä voidaan luovuttaa vastaanottajille; näitä ovat erityisesti seuraavat tahot:

• Tahot, jotka tarjoavat meille palvelin-, verkko-, pilvi- tai IT-palveluita.
• Tahot, jotka tarjoavat meille kirjanpitopalveluita.
• Tahot, jotka tarjoavat meille oikeudellisia palveluita.
• Käsittelijät, jotka tarjoavat meille muita palveluita – konsultointia, auditointeja ja muita ulkoisia palveluita.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYAIKA

Käsittelemme henkilötietojanne niin kauan kuin tarjoamme Teille palveluitamme tai täytämme keskinäistä sopimustamme, oikeutetun etumme keston ajan tai niin kauan kuin on tarpeen arkistointi- ja muiden velvoitteiden täyttämiseksi voimassa olevien lakien mukaisesti, kuten kirjanpitolaki, arkistolaki, arvonlisäverolaki ja muut.

Säilytämme henkilötietojanne niin kauan kuin on ehdottoman välttämätöntä palveluidemme tarjoamiseksi ja pyydettyjen transaktioiden loppuunsaattamiseksi tai muihin välttämättömiin tarkoituksiin, kuten lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen, riitojen ratkaisemiseen ja sopimustemme täytäntöönpanoon.

Kuitenkin, jos otatte meihin yhteyttä (esimerkiksi sähköpostitse osoitteeseen gdpr@explicaire.com), ilmoitamme Teille aina henkilötietojenne tarkan käsittelyajan.

OIKEUTENNE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYEN

Suorittamaamme henkilötietojenne käsittelyyn liittyen Teillä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin,
• oikeus tietojen oikaisemiseen,
• oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"),
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen,
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen,
• oikeus vastustaa käsittelyä,
• oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automaattiseen käsittelyyn, profilointi mukaan lukien,
• oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä.

Oikeutenne selitetään alla, jotta saatte selkeämmän kuvan niiden sisällöstä.

Oikeus saada pääsy tietoihin tarkoittaa, että voitte milloin tahansa pyytää meiltä vahvistuksen siitä, käsitelläänkö Teitä koskevia henkilötietoja vai ei, ja jos käsitellään, niin mihin tarkoituksiin, missä laajuudessa, kenelle ne on luovutettu, kuinka kauan niitä käsitellään, onko Teillä oikeus oikaisuun, poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen tai vastustamiseen, mistä olemme saaneet henkilötiedot ja tapahtuuko henkilötietojenne käsittelyssä automaattista päätöksentekoa, mukaan lukien mahdollinen profilointi. Teillä on myös oikeus saada kopio henkilötiedoistanne, jolloin ensimmäinen toimitus on maksuton, mutta seuraavista toimituksista voimme periä kohtuullisen maksun hallinnollisista kuluista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen tarkoittaa, että voitte milloin tahansa pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään henkilötietojanne, jos ne ovat epätarkkoja tai puutteellisia.

Oikeus tietojen poistamiseen tarkoittaa, että meidän on poistettava henkilötietonne, jos (i) niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai muutoin käsiteltiin, (ii) käsittely on lainvastaista, (iii) vastustatte käsittelyä eikä käsittelylle ole olemassa perusteltuja syitä, (iv) laki velvoittaa meitä siihen tai (v) peruutatte antamanne suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tarkoittaa, että ennen kuin olemme ratkaisseet kaikki henkilötietojenne käsittelyyn liittyvät kiistanalaiset kysymykset, emme saa käsitellä henkilötietojanne muuten kuin säilyttämällä ne ja mahdollisesti käyttämällä niitä vain suostumuksellanne tai oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tarkoittaa, että Teillä on oikeus saada Teitä koskevat henkilötiedot, joita käsitellään automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen perusteella, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeus siihen, että nämä henkilötiedot siirretään suoraan toiselle rekisterinpitäjälle;

Oikeus vastustaa käsittelyä tarkoittaa, että voitte vastustaa henkilötietojenne käsittelyä, jota suoritamme suoramarkkinointitarkoituksiin tai oikeutetun edun perusteella.

Jos vastustatte käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, henkilötietojanne ei enää käsitellä näihin tarkoituksiin. Jos vastustatte käsittelyä oikeutetun edun perusteella, tämä vastalause arvioidaan, ja ilmoitamme Teille sen jälkeen, olemmeko hyväksyneet sen ja lopetammeko tietojenne käsittelyn, vai oliko vastalause perusteeton ja käsittely jatkuu. Joka tapauksessa käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes vastalause on ratkaistu.

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automaattiseen käsittelyyn, profilointi mukaan lukien tarkoittaa, että mikään yrityksemme päätös, jolla on Teille oikeudellisia vaikutuksia tai joka vaikuttaa Teihin vastaavalla tavalla merkittävästi, ei perustu automaattiseen käsittelyyn, profilointi mukaan lukien. Tämä ei päde, jos tällainen käsittely on välttämätöntä Teidän ja yrityksemme välisen sopimuksen tekemiseksi tai täyttämiseksi, tai jos annatte nimenomaisen suostumuksenne tällaiseen käsittelyyn, tai jos tällainen käsittely on sallittua yritykseemme sovellettavan lainsäädännön nojalla.

Jos Teillä on huomautuksia tai valituksia henkilötietojenne suojaamisesta tai kysyttävää yrityksemme tietosuojavastaavasta tai haluatte käyttää jotakin oikeuksistanne, ottakaa meihin yhteyttä sähköpostiosoitteeseemme gdpr@explicaire.com. Vastaamme kysymyksiinne tai huomautuksiinne kuukauden kuluessa. Tätä määräaikaa voidaan tarvittaessa ja pyyntöjen monimutkaisuuden ja määrän vuoksi pidentää kahdella kuukaudella.

Toimintaamme valvoo myös Tietosuojavaltuutetun toimisto (Tietosuojavaltuutettu), jolle voitte tehdä valituksen, jos olette tyytymätön. Lisätietoja löydätte viranomaisen verkkosivuilta (www.tietosuoja.fi).

TIETOTURVALOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN

Nykyaikana, jolle on ominaista modernin teknologian leviäminen, on olemassa, vaikkakin vähäinen, mahdollisuus, että henkilötietojanne voi vuotaa, niitä voidaan käyttää väärin tai ne voivat kadota. Toiminnassamme sitoudumme ryhtymään kaikkiin mahdollisiin toimiin tietoturvaloukkausten estämiseksi, mukaan lukien henkilötietojenne kanssa tekemisiin joutuvien työntekijöidemme säännöllinen kouluttaminen tietosuojasta. Otamme käyttöön myös sisäisiä sääntöjä tietojenne suojaamiseksi ja varmistamme parhaiden saatavilla olevien teknisten ratkaisujen, kuten tietojen salauksen, monimutkaisten salasanojen ja laadukkaiden tietoturvaohjelmistojen, käytön tietojenne suojaamiseksi.

Vaikka pyrimme estämään kaikki tietoturvariskit, jos tapahtuu tietoturvaloukkaus, joka voi vaarantaa oikeutenne ja vapautenne, ilmoitamme Teille välittömästi tilanteesta sähköpostiosoitteeseenne ja julkaisemme tiedot tapahtumasta verkkosivuillamme kaikkine olennaisina yksityiskohtineen.

KÄYTÄNTÖJEN MUUTOKSET

Tietosuojakäytäntöjämme voidaan muuttaa ajoittain. Emme rajoita näistä tietosuojakäytännöistä johtuvia oikeuksianne ilman nimenomaista suostumustanne. Julkaisemme kaikki tietosuojakäytäntöjen muutokset tällä sivulla, ja jos muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä Teille näkyvämmin (joidenkin palvelujen osalta voimme ilmoittaa tietosuojakäytäntöjen muutoksista sähköpostitse).

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi keräämisestä ja käsittelystä, tee se erityisen sähköpostiosoitteen kautta: gdpr@explicaire.com.

Explicaire s.r.o. Plovární 478/1, Jižní Předměstí, 301 00 Plzeň